Case History
ABBIAMO LA SOLUZIONE PER TE
ABBIAMO LA SOLUZIONE PER TE
Il cliente ci ha chiesto di gestire chiamate ed interventi come segue:
Il cliente lavora con una versione dedicata che prevede:
Il cliente ha 3 punti vendita distaccati dalla sede. A fine mese il sistema centralizzato raccoglie tutti i documenti di trasporto dei 3 negozi per la fatturazione unificata. Dalla sede un “tool” provvedere ad aggiornare periodicamente i listini di decine di fornitori per i 3 negozi. La contabilità è organizzata per avere la suddivisione dei costi e ricavi complessivamente e singolarmente per ogni punto vendita.
Il cliente ha chiesto tutti gli adeguamenti sulla base delle ultime normative per la vendita di fitofarmaci. Abbiamo implementato la gestione patentino, moduli per responsabilità da parte dell’acquirente, etc. Sono stati personalizzati avvisi e limiti nella vendita dei fitofarmaci per non rischiare di incorrere in sanzioni pesanti.
L’azienda offre vari servizi (noleggio, officina, trasporto, autogru) con vari mezzi.
Il cliente ha richiesto la gestione delle tracciabilità in osservanza delle normative sugli alimenti.
Gli agenti hanno una piattaforma dedicata per inserire gli ordini dei clienti.
I magazzinieri preparano i pacchi per le consegne per le spedizioni tramite corriere.
L’ amministrazione, completato il lavoro dei magazzinieri, provvedere alla fatturazione.
Un piccolo CRM aiuta gli agenti a tenere sotto controllo i clienti con fatturato in calo, attività da fare nei prossimi giorni, alert sospesi dei clienti, confronto acquisti precedenti per programmare riordini mirati.
Con l’ausilio del CRM viene autogenerato un “mansionario” per ogni persona e vengono registrate le attività sul cliente (quindi conosco i dati quantitativi e qualitativi tipo lamentele, ritardi, etc. etc.)
Il cliente ci ha richiesto l’implementazione di un CRM (Customer Relationship Management) dedicato. Il CRM è una strategia per la gestione di tutte le interazioni che hanno luogo con i clienti. Per semplificare il CRM è quel sistema informatico che permette di conoscere la situazione completa delle informazioni del cliente sotto il punto di vista quantitativo e qualitativo.
Le info quantitative sono: offerte in corso, situazione ordini, fatturato, sospesi ed altro.
Le info qualitative sono: varie attività e contatti tenuti con i clienti, eventuali lamentele, mancate vendite ed altro.
Ogni commerciale ha a disposizione una scrivania CRM che mostra in modo sintetico
Il tutto diventa una guida per il lavoro commerciale da poter fare / portare avanti per ogni cliente.
Più in dettaglio, aprendo la scheda CRM del singolo cliente, si ha la visione riepilogativa e completa di tutto il rapporto. Senza prolungarci diciamo che il CRM è un’implementazione per aziende avanzate che va bene discussa a tavolino.
Il cliente ha richiesto l’integrazione con il sito web.
Un sistema di scambio dati temporizzato permette di aggiornare sul sito listini, articoli, prezzi, altre info tecniche, foto, giacenze. Il sito mostrerà ai visitatori la situazione aggiornata per cui questi ultimi potranno compilare ordini e richieste offerte. Il gestionale riceve automaticamente gli ordini da web per organizzare tutto il necessario per l’evasione, consegna e fatturazione. Senza prolungarci diciamo che l’integrazione col sito web oppure e-commerce va prima analizzata secondo le esigenze del cliente.
Il cliente lavora in Italia ed all’estero ed ha personale che conosce più lingue per gli acquisti e le vendite con l’estero. Ogni cliente ha associato la lingua con cui emettere il documento (inglese, tedesco, russo, etc. etc.). Tutti i prodotti e documenti sono parametrizzati in modalità multi-lingua. I fornitori e clienti esteri ricevono documenti e comunicazioni nella propria lingua.
Il cliente ha richiesto una configurazione dedicata con il magazzino robotizzato detto anche magazzino verticale.
Il magazzino verticale o robotizzato è un sistema automatico che riduci gli spazi di occupazione dei prodotti ed in modo veloce richiama carrelli e posizioni per il carico e prelievo dei prodotti.
Tutta la gestione è automatizzata con i codici a barre per avere la massima velocità. In modo temporizzato avviene l’interscambio dati tra il gestionale ed il pannello di controllo del magazzino robotizzato. Per fare un esempio pratico quando un ordine cliente sul gestionale diventa “pronto” ovvero pre-bolla viene inviato il comando di prelievo di tutti gli articoli; sul PC del magazzino verticale vengono mostrati i “job” o lavori richiesti e man mano il robot prepara all’operatore il vassoio dove prelevare il materiale. Allo stesso modo caricando i prodotti sul gestionale viene lanciato il job così il personale può caricare sul vassoio gli articoli da tenere in giacenza.
Il cliente ci ha chiesto come servizio di poter riportare tutti i dati possibile dal suo vecchio gestionale ormai obsoleto. Attraverso export in formato Excel, file di testo, documenti esportabili in PDF abbiamo provveduto ad importare (porting) tutte le anagrafiche cliente e fornitori con rispettive banche, condizioni pagamenti, etc. etc. Abbiamo importato tutti gli articoli e listini; quindi abbiamo di seguito importato le giacenze di magazzino. E’ stato un lavoro certosino che ha impegnato i nostri programmatori facendo risparmiare tanto tempo al cliente perché ricreare tutto ex novo avrebbe comportato un lavoro di qualche mese da parte degli operatori a PC.
Una piccola azienda si trova a dover gestire circa 10 fatture alla Pubblica Amministrazione ogni anno. Non trova nulla che sembri semplice anche sul web perché deve seguire comunque delle procedure che richiedono tempo ed una certa competenza (scartato MEPA perché troppo difficile, siti specializzati perché quando è in difficoltà non viene aiutato a dovere). L’ azienda contatta Spider System e spiega subito che non ha tempo ma ha urgenza di emettere le prime fatture P.A. Facciamo capire che abbiamo una soluzione per lui configurando Advance per la sola gestione delle fatture; questo basta al nostro sistema perché viene generato il file nel formato richiesto ed inviato al nostro partner che provvede all’invio ed alla conservazione. La piccola azienda ha trovato in Spider System il fornitore che le fa fare le fatture in modo semplice e non si deve preoccupare del resto; quindi ha risolto il problema della Fattura P.A.
Gli impiantisti del settore elettrico, idraulico, energie rinnovabili, imprese edili hanno tutto lo stesso problema della gestione centralizzata della commessa.
Il CRUSCOTTO DI COMMESSA è una maschera che riepiloga tutte le informazioni nelle schede:
Il cliente si trova già precaricato il prezzario regionale e velocemente può richiamare le voci per redigere il preventivo. Il preventivo a voci è strutturato per essere suddiviso e presentato per sezioni con subtotali e riepilogo finale.
All’occorrenza per ogni voce di preventivo posso quantificare i costi e vedere l’incidenza dei materiali e della manodopera.
Dalla marginalità tra costi e ricavi posso capire quale tipo di scontistica o ribasso applicare sull’intero lavoro. Il preventivo è lo strumento veloce da cui partire per fare la consuntivazione e trattare ove necessario col cliente.
Il cliente può gestire decine di listini dei produttori o grossisti. In modo autonomo può aggiornare i prezzi e gli articoli così da avere sempre i costi corretti in commessa. Al tempo stesso anche i preventivi ed i lavori in economia sono valorizzati al costo aggiornato e quindi adeguare prezzi per avere una ricarica / margine certo.
L’azienda specializzata gestisce la manutenzione di decine/centinaia di impianti. Ad ogni cliente vengono associati gli impianti da gestire con tutti i dati circa visite programmate, fatturazione, storico interventi. In base alle date di manutenzione viene elaborato un programma di manutenzione del periodo per organizzare i tecnici.
Il cliente necessita di avere un planning per rispettare le varie date in commessa (inizio lavori, consuntivo, collaudo, consegna finale, fatturazione, altro). Nella creazione delle varie commesse imposta il calendario delle varie date. Ogni settimana vede l’evolversi del gantt commessa per commessa e può verificare la situazione affinché tutto proceda bene.
Oltre alla gestione completa delle commesse di lavoro (preventivi, ordini, d.d.t vari tipi, c/terzi, fatture) la gestione prevedere di preparare in automatico una lista lavori che viene importata dal programma di grafica (3D / rendering) SOLID ADGE. Dalla lista lavori si scatena tutto il processo fino alla consegna dei materiali, semilavorati, etc. presso lo stand in fiera.
Gestione della commessa di lavoro con materiali e manodopera (commissionata dall’armatore o cliente). Viene fatta un’offerta che diventa lista lavori; quindi le varie squadre di lavoro aggiornato quanto completato di volta in volta da remoto per presentare l’estratto conto lavori e fatturazione.
Il cliente fa spesso la fotocopia del libretto di circolazione per i ricambi legati all’ automezzo. Ma ogni volta deve anche metterlo in una cartellina e riprenderlo e perde tempo. Facciamo digitalizzare il libretto di circolazione scannerizzandolo ed associando il file PDF alla scheda automezzo. Basta un click per vederlo e chiunque in officina lo può consultare anche se mancano le segretarie.
Il cliente ha una officina e lavora con migliaia di clienti privati ed aziende. Capita che qualche cliente, anche se affezionato, per un motivo o per l’altro, lascia qualche conto sospeso.
Qualche esempio
Per tutti questi casi il nostro software vi ricorda il sospeso dei clienti complessivo ed il sospeso del singolo cliente. L’officina ha valutato che alla fine riscuote sempre i sospesi senza dover accanirsi sui clienti e rischiare di perderli.
L’officina è in una città turistica ed ha delle auto che noleggia ai clienti in vacanza. Implementiamo un planning dei noleggi settimanale e mensile così, a colpo d’occhio, vedo l’impegno di ogni mezzo ed il rientro previsto. Viene gestita la stampa dei documenti da far firmare al cliente che noleggia l’auto.
L’officina di una certa dimensione ha molte fatture e ricevute che ogni mese vengono fatte ai clienti. A fine mese viene elaborato su tracciato l’elenco delle fatture così il commercialista le vede già inserite in contabilità. Il cliente riesce così a risparmiare sul personale e con il commercialista.
Il cliente è ben organizzato per la suddivisione dei costi e ricavi aziendali. In pratica ogni prodotto e servizio offerto e fatturato viene suddiviso con il rispettivo conto di modo da ottenere riepiloghi validi per gli studi di settore. Allo stesso modo il cliente può fornire alla casa madre dei dati utili per le attività di marketing.
L’officina è anche punto vendita. Con delle elaborazioni per cliente e automezzo dei costi di riparazione di un periodo, considerando l’obsolescenza e altro, propone di volta in volta ai clienti la rottamazione della vecchia vettura con l’acquisto di una nuova. Capita che a volte con dei piani di pagamento rateale + garanzia sul nuovo modello di auto sia ad un certo punto conveniente mandare in rottamazione la vecchia anche se affezionata automobile perché ormai costa troppo come manutenzione e ricambi.
Un nostro cliente fa molta attenzione alla statistica specifica per cui sulle vetture trattate nell’anno ci sono stati certi tipi di difetti più o meno frequenti. In base ai difetti più frequenti tratta una maggiore scontistica sui rispettivi ricambi con i fornitori.
Il cliente ci chiede di avere una valutazione dei costi dei prodotti finiti considerazione i materiali e le lavorazioni.
Per avere la valutazione del prodotto finito devo stratificarne i costi considerando
Il cliente ci chiede di poter gestire le giacenze dei materiali e cosa deve riordinare per produrre gli ordini confermati. Nella distinta base devo elencare i materiali componenti con le quantità necessarie per produrre una unità di finito. Quindi, alla conferma degli ordini clienti, il gestionale calcola se le giacenze dei materiali coprono la produzione da effettuare ed eventualmente prepara un riordino automatico a fornitori.
Il cliente chiede di sostituire le schede lavoro cartacee perché è diventato dispendioso scrivere a mano tutto. La soluzione proposta è che viene stampata la scheda produzione al momento della conferma degli ordini. Precompilato per i prodotti la distinta base e le fasi lavoro la SCHEDA PRODUZIONE diventa automatica e completa con: - codice e descrizione prodotto finito da produrre con quantità prevista - opzionale: elenco dei materiali necessari per la produzione con quantità calcolate in base al n. di pezzi del finito - Riferimento al cliente, ordine, consegna entro il - elenco ordinato delle fasi da produrre con Fase/Risorsa + descrizione/dettaglio + controlli qualità + nome operaio + note La scheda produzione può essere stampata in modo diverso a seconda delle esigenze.
Il cliente chiede un’evoluzione della scheda lavoro perché ha l’esigenza di stampare tutto insieme la scheda lavoro ed il disegno o schema tecnico del particolare da produrre. Rispetto a quanto indicato nella SCHEDA PRODUZIONE è possibile associare un disegno in formato PDF al prodotto finito. Al momento della scheda lavoro, se si è dotati di una stampante con caratteristica fronte/retro, Advance Produzione elabora un file di modo da avere la stampa della scheda lavoro ed il disegno automatico sul retro (un unico foglio comodo per la produzione).
Il cliente ci chiede una gestione automatizzata delle lavorazioni c/terzi. Viene impostato un documento di invio c/terzi e di rientro c/terzi lavorato. Il rientro c/terzi per il corretto utilizzo propone per ogni fornitore articoli e quantità inevasi dall’invio c/terzi. In questo modo, automaticamente, sappiamo sempre cosa il ns. terzista ha da lavorare e/o da consegnare.
Il cliente ci chiede di avere un planning settimanale per risorsa / macchinario di modo da avere una programmazione temporale affidabile e poter far fronte a richiede di urgenza. Vengono indicate le risorse/macchinari per ogni fase di lavoro con tempi di lavorazione per ottenere una distinta di lavorazione legata ad ogni prodotto finito (e vengono impostate le ore di lavoro giornaliere per ogni risorsa/macchina). Al momento di programmare la produzione, partendo dalla scelta dei prodotti in ordine clienti, un TOOL (sistema di elaborazione) verifica in quali giorni c’è spazio, risorsa per risorsa, per mettere in produzione le ore di lavoro. Quindi è possibile consultare un’agenda planning settimanale di tutte le risorse e capire la forza lavoro occupata. Per avere un controllo più ampio è possibile vedere in modo sintetico un planning mensile e, quando chiama un cliente, abbiamo delle indicazioni valide per sapere se possiamo mettere in produzione entro un certo tempo (magari spostando altre produzioni più avanti senza creare problemi o conflitti di sorta).
Il primo lavoro che facciamo capire ai clienti è quello di verificare se c’e’ la possibilità di avere in automatico i prodotti che hanno un codice a barre associato. Ove possibile questo passaggio, col lavoro dei nostri programmatori, è un grande vantaggio.
La prassi è la seguente:
Per fidelizzare i clienti la tecnica proposta è quella di fornire delle fidelity card che identificano il cliente. Legata ad ogni fidelity, man mano che vendo i prodotti viene tenuta traccia degli acquisti che ogni cliente ha fatto. Ad ogni vendita avviene un accumulo punti e, raggiunto una certa soglia, il cliente ha diretto ad un sconto premio fedeltà. Infine, per ottenere la fidelity card, il cliente firma un modulo lasciando il cellulare; quindi possiamo attivare un invio periodico di SMS promozionali per richiamare i clienti in certi periodi oppure in giornate promozionali.
In base alla giacenza dei prodotti e, considerando le vendite di un periodo, sarà possibile calibrare meglio il riassortimento della merce limitando il rischio di rimanere senza scorte o, al contrario, di avere giacenze invendute troppo grandi.
Il cliente ci ha chiesto come servizio di poter riportare tutti i dati possibili da una situazione pregressa. Quindi abbiamo pre-caricato tutti i clienti, i prodotti ed associato le schede prodotti in formato PDF.
Il cliente ci ha chiesto di fornire un registratore di cassa (modello RCH) per la stampa fiscale come ricevute ai clienti. Su altra stampante vengono dirette le stampe dei rapportini di “consumo” trattamenti a scalare: per dare al cliente il riscontro del consumo circa abbonamenti e pacchetti.
Il cliente vuole aumentare il lavoro con i clienti offrendo promozioni di modo che siano più presenti nel centro benessere. Organizziamo di fornire ai clienti più interessanti una fidelity card ed associare una gestione punti per sconti extra. Ogni cliente dotato di card che effettua trattamenti ed acquista prodotti accumula punti calcolare secondo la spesa. Ad ogni soglia di accumulo punti il cliente ha diritto ad uno sconto extra come fidelizzazione e merito. Il modulo di consegna fidelity card viene compilato dal cliente che accetta di ricevere SMS per promozioni, auguri etc. Quando il centro benessere o la SPA fanno delle promozioni extra invitano con un SMS di cortesia la clientela.
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